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華天動力政務版OA系統讓開會更有效率

2019-08-26 15:54:01
  黨政機關開會是保證各項決策落實落地的重要形式。華天動力政務版OA系統會議管理模塊可以幫助規范機關和事業單位籌備開會的會議時間、決策內容、決策方式,構建流程與會議、決策與會議及報告與會議的和諧體系,有效提高領導層的決策效率和基層貫徹落實的精準率,最終通過會議的成功舉辦促成問題的圓滿解決。

  華天動力政務版OA系統會議管理模塊可針對政府機關不同職能和參會人員不同崗位、不同層次,來確定會議的形式與內容。比如,項目型的工作,既要對內協調,又需對外溝通,且要求銜接性比較強,涉及的部門也比較多。這種情況,是必須開會才能解決問題的,就需要通過會議管理系統進行會前議題的起草、會前議題溝通、會前議題確定、議程時間的排布、議程資料的準備等,為開一次成功的會議打好提前量。

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  華天動力政務版OA系統會議管理模塊能夠實現對黨政機關事業單位重要會議的會議計劃、智能化提醒、關聯功能啟動、會議配置等業務的管理,并能夠根據會議計劃自動生成會議看板,從而全面提升會議管理水平,簡化會議管理人員操作,保障會議的有序開展。

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  而對于窗口型工作人員、人力資源等執行層的崗位,可以盡量少召集他們開會,因為作為執行者,他們的時間不能耗費在那些冗長的會議上,所以必須由執行者參加的會議,可設置為簡短精練的會議模式,并指定參會人員范圍,設定開會時間,盡量減少執行層人員參加,讓他們把更多精力投入到具體工作中。

  設置簡短會議模式的另一個好處,也是讓與會者知曉,開會就是一個目的——要解決什么問題,然后圍繞要解決的問題談建議、談看法、談解決方法。這時的會議管理模塊,還能在會議管理流程上很清晰地呈現出此次會議的目的是什么、需要哪些人知道、需要哪些人完成什么事、什么時候完成、誰來督辦等重要事項。

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  在會議的組織環節,可利用OA系統的會議組織管理模塊實現對重要會議的議題指定、議題收集、議題上報、議題審批、議題材料準備、議題清單及議題權限內共享的業務固化,實現會議發起與議題的自動關聯推送、議題討論順序排序、會議紀要管理、會議室預訂、參會人員提醒等,全面提升管控效率,提升會議決策效率與效果,節省行政辦公成本。

  另外,一個高質量的會議必須要有跟蹤,會議開了就要有結果,有結果就一定要跟蹤到底。因此會議紀要就顯得非常重要,因為會后要印發給相關參會人員,同時,對在會上要求完成的事項,明確責任人,有完成時間,到時間后,要有驗收和通報等。華天動力政務版OA系統會議管理模塊可預先設置標題、正文、落款三部分會議紀要格式,通過集中概述、分項敘述、發言提要等模板,將紀要的中心部分即反映會議的主要精神、討論意見和決議事項等內容呈現出來。

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  總之,華天動力政務版OA系統會議管理模塊通過與公文管理、會議室資源管理、督辦管理等功能協同,可以實現會前、會中、會后及決策支持的全業務鏈一體化管理,提升會議組織及決策的效率、效果,保證工作質量,提升黨政機關決策的執行力,讓開會成為富有成效的溝通與思想智慧碰撞的有效載體和平臺。

  OA系統:http://www.bxiem.tw/
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