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OA系統無紙化辦公 政務痕跡清晰可查

2019-08-23 14:07:20
  在政府部門工作的公務員常常會遇到這樣的問題:一份文件在傳閱簽批時,不同領導有不同的筆跡,因此很容易識別。而在電腦上對文件進行簽批流轉過程中,要保留每位領導的痕跡卻不是一件簡單的事情。當多位領導都在計算機上批簽修改文件時,如何保留不同領導的修改痕跡,是下屬十分關心的問題。這個時候,一套能夠適應現代政務辦公信息化要求的政務版協同管理OA系統就顯得尤為重要了。

OA系統無紙化辦公 政務痕跡清晰可查

  華天動力政務版OA系統完全按照《國家行政機關公文處理辦法》《黨政機關公文處理工作條例》等進行公文管理設計,流程采用WORD文檔和HTML表單相結合的方式,收發文的正文均采用WORD文檔格式,便于對文檔進行編輯,同時支持文檔的痕跡保留功能,可輕松查看文件的修改情況,對于領導的意見能夠自動填寫到簽批單上,系統中所有人的審批記錄可以直接查看。系統設置里還有清稿的過程,直至文件清稿后痕跡才會消失。

OA系統無紙化辦公 政務痕跡清晰可查

  在日益強調信息化、無紙化辦公的今天,政府部門發揮示范引領作用是責無旁貸的。四川省水務局、四川省雅安市雨成區政府都是華天動力政務OA系統的受益者,他們均是當地政府部門中率先在公文處理過程中提倡無紙化的領軍者。

  華天動力政務OA系統通過對文件傳閱、審批流程的定義,既可將領導在傳統的紙質文件上的批示、簽署信息轉換為電子文檔打開,也可支持簽批者通過原筆跡手寫技術的電磁屏,對電子文件進行親筆圈閱、批注和簽名,對所傳閱討論的文件發表意見建議、相互交流并進行最終的定稿及簽署。這就省去了傳真打印手動簽批的繁瑣步驟,避免紙張的浪費,且不需要領導學習繁瑣的鍵盤輸入方法,與日常在紙上辦公時批閱、簽署文件別無二致,方便地進行無紙化辦公。

OA系統無紙化辦公 政務痕跡清晰可查

  這種既經濟又高效的辦公模式不僅可以提高審批效率,還可以節約紙質辦公成本。同時,減少了發送紙質文件所需的路費、通訊費和人工成本,有效提高了辦公效率并節省大量辦公開支。另外,以協同OA系統搭建的無紙化辦公平臺還有一個非常明顯的優勢,即以往的文檔大多都以紙質版進行保存,有些一留就是五年十年,不僅儲存、查找難,也占用大量的空間面積。而協同管理OA系統無紙化辦公平臺,可以將所有的文檔以電子形式保存,不僅儲存空間大、占地小,還可以通過關鍵詞進行智能搜索、查找,大大提高了政府部門的工作效率。

OA系統無紙化辦公 政務痕跡清晰可查

  假如有多位領導對需要審批的文件進行了修改,則可以通過華天動力政務OA系統的“痕跡保留”功能顯示每位領導的修改時間和修改內容,不同的領導會使用不同的顏色加以區分,這樣就能夠看到審批人對文檔的修改記錄了。

  “痕跡保留”功能的具體操作也非常簡單,比如在操作權限設置中勾選“允許修改”和“允許痕跡保留”,然后保存。勾選“允許修改”是在審批時可對正文進行修改編輯;勾選“允許痕跡保留”則是在編輯正文時可實現正文的修改留痕并對正文的修改痕跡進行顯示查看或者隱藏查看。雅安市雨成區政府對這一功能給予了高度的肯定,稱痕跡保留功能對于部門構成復雜、領導層級多的部門,在處理一份待審批文件可謂事半功倍。

OA系統無紙化辦公 政務痕跡清晰可查

  華天動力政務OA系統流轉過程中可以顯示不同領導的修改記錄,變更之處有跡可循,從而保證了公文流轉各個階段的可控性,大大提高了行政辦公的效率,真正讓無紙化辦公依然有痕可循、有據可查,讓節約型政府辦公從夢想照進現實。

  OA系統:http://www.bxiem.tw/
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