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智慧政務OA系統來文怎么處理?華天動力來解答

2019-08-14 14:05:05
  收文、發文是機關日常管理的基本要求,是為黨委、政府科學決策、正確指導工作提供服務的重要途徑,為規范管理、提高效率,各級黨政機關單位都有一套特定的管理制度。

智慧政務OA系統來文怎么處理?華天動力來解答

  隨著信息化進程的發展,使用傳統的紙質辦公流程,越來越復雜的來文,已經讓政府部門收文管理工作人員不堪重負,歸檔難、查詢難、跟蹤難、審批難、監控難,統計難,各種難點使收文的效率越來越低,而智慧政務作為近些年來的重點項目,智慧協同OA系統的作用漸漸凸顯出來。那么用智慧政務OA系統來文怎么處理?華天動力來幫您解答。

智慧政務OA系統來文怎么處理?華天動力來解答

  一般的收文流程大致如下:

  來文登記→擬辦→批示→分發→監控→傳閱→承辦→轉辦→歸檔。

  來文登記:

  收到上級部門的紙質公文后,行政秘書可以通過掃描或拍照的方式將紙質文件轉成圖片或PDF格式上傳進入OA系統進行登記(如果收到的文件是通過授權聯網的上級部門OA系統發來的或者QQ、微信等網絡方式收到的電子文件就更好辦了,直接上傳進入協同管理OA系統登記),主要分為通知、會議紀要、通用收文三類。

  擬辦:

  行政秘書將協同管理OA系統中新登記的文件送給擬辦環節負責人(通常是辦公室主任或綜合部門負責人),擬辦環節負責人接到系統提醒后查看并根據公文內容簽署擬辦意見后,系統自動回退給行政秘書,由行政秘書根據擬辦意見先送分管領導批示。

  批示:

  分管領導接到系統提醒后查看公文并做出批示后,OA系統將公文回退給行政秘書,這在OA上稱為秘書節點,行政秘書將帶有分管領導批示意見的公文用OA系統傳送給主要領導批示,主要領導接到OA系統提醒后查看公文并作出批示后,OA系統將公文回退給行政秘書。

  分發:

  行政秘書將帶有領導批示的公文,根據批示內容用OA系統分發給相關責任人傳閱或承辦。

  傳閱:

  各傳閱環節負責人查看公文后通常只需在OA系統簽名即可,也可以根據需要簽署意見。

  承辦:
 
  承辦部門負責人承辦后在OA系統中簽署承辦報告,也可以根據工作需要,將公文在OA系統中轉送其他相關人員辦理。

  歸檔:

  公文涉及的處理環節都結束之后,由行政秘書在協同管理OA系統進行歸檔操作,普通文件可以歸入文檔中心,方便隨時查看,重要機密文件歸入檔案中心,需經過檔案借閱審批方可查看。

  監控:

  由于采用協同管理OA系統進行收文處理后,每一個處理流程都被系統所記錄,包括相關的流程名稱、責任人、辦理意見、閱讀時間等信息,管理員可以通過收文監控進行查看,在必要的時候可以作為收文處理責任追溯的清晰、有效的依據,并且還可以根據需求自動生產清晰的報表圖,查看一段時間以來的收文處理情況,方便領導統觀全局。

智慧政務OA系統來文怎么處理?華天動力來解答

     事實上,華天動力政務版OA系統的收文處理模塊還具有流程設置功能,管理員可以根據本單位的辦文要求對流程進行專門設置,可以增加或減少收文處理流程,設置每個環節的動作等等,可以適應幾乎所有政府機關單位的收文處理要求,具有全程電子化、跨平臺、多終端和全程監控等有利于提高收文處理效率的強大特性,是政府機關單位提高收文處理效率進而提升行政效率的有益助力。

  OA系統:http://www.bxiem.tw/
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